Codice Etico

1. IL CODICE ETICO

AtlantycaSpA (la Società), opera nel settore dell’editoria e dell’audiovisivo, anche a livello internazionale, e nello sviluppo di progetti transmediali basati su properties letterarie dalla stessa detenute; opera altresì nell’ambito del licensing e merchandising dei prodotti derivati e/o connessi a dette properties letterarie.

La Società, consapevole dell’importanza di tutelare la propria reputazione, considerando quindi la condotta etica come valore, ha scelto di adottare comportamenti le cui linee di indirizzo sono tracciate nel presente Codice Etico, che, unitamente al Modello Organizzativo ed alle procedure correlate, fissa gli standard di comportamento per la Società.

Il Codice Etico è approvato dal Consiglio di Amministrazione, che ha la responsabilità della sua diffusione, dell’aggiornamento rispetto all’evoluzione della normativa e del monitoraggio della sua applicazione.

Il Codice, diffuso all’interno e all’esterno (pubblicazione sul Sito Web) mediante appositi strumenti di comunicazione, è strutturato nei seguenti capitoli:

• I principi guida cui la Società fa riferimento nella quotidiana attività e nell’ambito dei rapporti con i portatori di interesse;
• I criteri di condotta, che forniscono le modalità comportamentali alla quali i destinatari sono tenuti ad attenersi per il rispetto dei principi guida.

 

1.1.Destinatari 

Il Codice Etico ha come destinatari gli amministratori, i dipendenti ed i terzi contraenti dai quali la Società si attende un comportamento aderente ai principi e contenuti.

Internamente gli amministratori e i dirigenti hanno l’obbligo di perseguire un comportamento che sia da esempio e guida per diffondere la consapevolezza che l’attività quotidiana non deve mai essere disgiunta dal rispetto dei principi etici riportati nel Codice; si impegnano inoltre a diffonderne i concetti presso i propri referenti avendo cura di:

• assicurarsi che la documentazione sia disponibile;
• informare circa gli impegni ed obblighi previsti;
• rispondere ad eventuali dubbi;
• richiederne il rispetto.

Il Codice è altresì portato a conoscenza di terzi contraenti mediante richiamo nelle clausole contrattuali e messa a disposizione sul Sito web istituzionale della Società.

 

1.2.Obblighi di osservanza 

Ogni persona che lavora in Atlantyca è tenuta ad agire attenendosi alle prescrizioni contenute nel presente Codice Etico; particolare attenzione è richiesta ai responsabili delle Funzioni interne, che hanno il compito di vigilare sul fatto che i principi adottati siano costantemente applicati. Adeguandosi al Codice i destinatari accettano regole della cui violazione assumono responsabilità, anche ai sensi del codice civile. La violazione potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro con ogni conseguenza in termini di applicazione delle sanzioni, anche in conformità a quanto previsto dal sistema disciplinare di Atlantyca SpA.

In nessun modo è giustificata l’adozione di comportamenti non in sintonia con i contenuti del Codice Etico, anche nella convinzione di agire a vantaggio della Società.

Analogamente è richiesta l’osservanza ai terzi contraenti mediante richiamo nelle clausole contrattuali; Atlantyca SpA non intratterrà ulteriori rapporti contrattuali con coloro  che abbiano violato le disposizioni del presente Codice Etico, riservandosi ogni azione a propria tutela.

 

1.3.Attuazione del Codice

E’ stato nominato un Organismo di Vigilanza, dotato di indipendenza, competenza e autonomia di azione con compiti di controllo di applicazione dei contenuti del Codice e di verifica della loro efficacia. Chiunque venga a conoscenza di situazioni non allineate ai contenuti del Codice Etico deve immediatamente procedere con le comunicazioni previste dalla procedura interna, nell’ambito della quale sono previsti strumenti attraverso i quali la Società tutela del segnalante da ogni possibile forma di ritorsione.

 

2.PRINCIPI GUIDA

2.1.Conformità ed integrità

Questo principio comporta l’impegno costante affinchè tutta la gestione operativa della Società si svolga nel rispetto delle leggi, vigenti in Italia e in tutti i paesi in cui si dovesse operare.

E’ proibita ogni condotta contraria alla Legge, indipendentemente dal fatto che sia realizzata o tentata direttamente o attraverso terzi; in nessun caso il perseguimento degli interessi di AtlantycaSpA può giustificare una condotta che prescinda dall’osservanza delle leggi.

E’ vietato inoltre qualsiasi tentativo di indurre le persone a mettere in atto comportamenti contrari alla Legge.

La Società non inizierà, né proseguirà alcun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio.

 

2.2.Gestione contabile e fiscale

Nelle attività amministrativo-contabili devono essere rispettati i principi di veridicità, accuratezza, completezza e chiarezza, avendo cura che ogni operazione e transazione sia correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente, congrua e con l’idonea documentazione di supporto.

Ciò permette di ottenere un’immagine “trasparente” della situazione economica, patrimoniale e finanziaria, il presidio dei flussi di denaro in entrata ed uscita e l’efficace controllo da parte degli enti terzi preposti.

Deve essere sempre mantenuto da parte dei destinatari costante impegno al rispetto della normativa fiscale, previdenziale ed assicurativa ed a tutte le norme e disposizioni, sia nazionali che internazionali, in materia di lotta al riciclaggio, ricettazione e autoriciclaggio.

Devono essere verificate preventivamente le informazioni disponibili sulle controparti al fine di accertare la relativa rispettabilità prima di instaurare rapporti d’affari.

E’ richiesta ai destinatari coinvolti l’opportuna vigilanza nei confronti di transazioni finanziarie anomale, pagamenti da fonti sconosciute in contanti o che abbiano condizioni anomale, procedendo alle relative segnalazioni.

E’ impegno della Società il rispetto della legge per quanto riguarda la gestione del danaro contante.

 

2.3.Proprietà intellettuale.

La Società ha piena consapevolezza dell’importanza della proprietà intellettuale e per questo rispetta e protegge il contenuto di ogni forma di proprietà intellettuale propria e altrui, si tratti di diritti d’autore, brevetti, marchi, segreti commerciali o altro bene immateriale. La libertà d’informazione e di espressione è il fondamento dell’esistenza stessa e dell’attività del Atlantyca.

 

2.4.Gestione societaria 

Atlantyca SpA persegue il proprio oggetto sociale nel rispetto dello Statuto e dei Regolamenti, assicurando il corretto funzionamento degli organi sociali e la tutela dei diritti patrimoniali e partecipativi dei propri soci, salvaguardando l’integrità del capitale sociale e del patrimonio aziendale.

La Società riconosce il valore fondamentale della corretta informazione ai soci, agli organi ed alle funzioni competenti, in ordine ai fatti significativi concernenti la gestione societaria e contabile.

La Società favorisce un flusso di informazioni continuo, puntuale e completo fra gli organi sociali, le diverse aree aziendali, le varie figure apicali, gli organi ed enti di vigilanza, e, ove necessario, verso le Pubbliche Autorità.

 

2.5.Rispetto della persona

La gestione dei rapporti interpersonali deve essere sviluppata evitando ogni forma di abuso (sfruttamento di inquadramenti gerarchici, condizioni di vantaggio o ignoranza e/o incapacità delle controparti) lesivo della dignità e autonomia della persona, e comportante qualsiasi tipo di molestia.

La Società si impegna all’adozione rigorosa delle prescrizioni di legge riferite al diritto del lavoro.

Atlantyca ripudia ogni discriminazione basata sul sesso, sulla razza, sulla lingua, sulle condizioni personali e sociali, sul credo religioso e politico nel rispetto dell’individualità di ogni persona.

Nei rapporti gerarchici è espressamente vietato indurre a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci ad organi di controllo interni od esterni, in particolare nel caso in cui la persona sia chiamata a renderle davanti alla autorità giudiziaria.

Atlantyca condanna il lavoro minorile e lo vieta nei propri rapporti di lavoro. Riconosce il valore dei principi posti nella dichiarazione universale dei diritti dell’Uomo, della convenzione Onu sui diritti dell’infanzia e dell’adolescenza, dell’organizzazione internazionale del lavoro e le Linee Guida Ocse destinate alle imprese multinazionali. Richiede analogo impegno ai collaboratori e terzi contraenti (es. fornitori, agenti).

 

2.6.Sicurezza 

Nel rispetto della legislazione vigente, Atlantyca SpA si impegna costantemente al fine di garantire un ambiente di lavoro adeguato dal punto di vista della sicurezza e della salute dei lavoratori.

Il Datore di Lavoro valuta i pericoli e mette a disposizione risorse adeguate per la prevenzione e proteziona dai rischi e per il costante aggiornamento e la formazione ai vari livelli di responsabilità.

I destinatari, ed in particolare le figure per la sicurezza, per quanto di competenza devono mettere in atto quanto previsto dalle procedure predisposte a seguito della valutazione dei rischi.

2.7.Legalità informatica

Nelle attività aziendali è fatto divieto di modificare falsificare o alterare la documentazione in formato elettronico, accedere abusivamente (al solo scopo di accedervi, oppure al fine di danneggiare, impedire, intercettare o interrompere comunicazioni od ottenere abusivamente informazioni) a qualsiasi programma o apparecchiatura o infrastruttura informatica di proprietà di terzi.

Quest’ultimo divieto è valido anche e in particolare per l’accesso ai portali della Pubblica Amministrazione o ai sistemi informatici o telematici di enti che gestiscono dati di pubblica utilità.

E’ richiesto ai destinatari il pieno rispetto dei regolamenti aziendali per l’utilizzo idoneo delle infrastrutture tecnologiche (apparecchiature, attrezzature, software, hardware) di gestione dati e comunicazioni.

 

2.8.Conflitto di interesse

All’interno dei processi di Atlantyca SpA si devono evitare situazioni di “conflitto d’interesse”, inteso come:

• strumentalizzazione della propria posizione per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli della Società;
• utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi e/o comunque in contrasto con gli interessi della Società;
• svolgimento di attività lavorative di qualunque genere che possano interferire con le responsabilità che si hanno nei confronti della Società.

I conflitti di interesse possono danneggiare la reputazione della Società; qualsiasi conflitto di interesse deve essere risolto in maniera efficace eventualmente comunicando con il proprio referente.

 

2.9.Riservatezza 

Si devono tenere strettamente riservate e protette le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite nello svolgimento della propria attività lavorativa; esse non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, né all’interno né all’esterno della Società, se non nel rispetto della normativa vigente e/o delle procedure aziendali predisposte.

Ogni soggetto dell’organigramma di Atlantyca SpA:

• qualora gli venisse richiesto di comunicare o diffondere dati e informazioni aziendali riservate, dovrà astenersi, se non autorizzato, indirizzando la richiesta alla funzione aziendale competente;
• nell’eventualità si impegna a fornire le informazioni in modo completo, accurato e tempestivo;
• si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione e in conformità alle norme giuridiche vigenti;
• garantisce la riservatezza richiesta dalle circostanze o prevista dalla legge per ciascuna notizia appresa durante lo svolgimento della propria funzione;
• si impegna a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della propria attività;
• acquisisce e tratta (utilizza, archivia, comunica o divulga) i dati secondo quanto previsto dalle procedure aziendali ed in coerenza con le leggi vigenti in tema di privacy.

3.CRITERI DI CONDOTTA 

3.1.Relazioni con la Pubblica Amministrazione

I rapporti con enti pubblici, pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio che operino per conto della Pubblica Amministrazione o di istituzioni comunitarie, organizzazioni pubbliche internazionali e di qualsiasi Stato estero, con la magistratura, con le Autorità pubbliche di vigilanza e con altre Autorità indipendenti e di vigilanza o controllo devono essere condotti in assoluta trasparenza ed improntate ai principi di buona fede, correttezza professionale e legalità in modo da non compromettere integrità e reputazione.

Atlantyca rifiuta la corruzione come strumento di conduzione dei propri affari, consapevole che la propria reputazione può essere intaccata da ogni evento riferito a fenomeni corruttivi; parimenti ripudia ogni pratica tesa alla percezione indebita di finanziamenti e/o loro malversazione.

E’ richiesto ai destinatari l’utilizzo corretto di fondi pubblici e sono vietati comportamenti ingannevoli, fraudolenti o sleali ed ogni condotta anche solo potenzialmente sospetta di corruzione.

 

3.2.Relazioni con i clienti

L’impegno di Atlantyca SpA è rivolto a garantire ai clienti adeguati standard, ponendo attenzione ai loro bisogni, garantendo la completa evasione degli impegni assunti e la raccolta e gestione degli eventuali contenziosi, nel rispetto di tutte le norme poste a tutela della leale concorrenza tra imprese.

Lo stile di comportamento del Personale e dei Collaboratori di Atlantyca, nei confronti della clientela, è improntato alla disponibilità, al rispetto ed alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.

Nelle relazioni con i clienti, sono proibite pratiche e comportamenti fraudolenti, atti di corruzione, favoritismi, atti di concorrenza compiuti con violenza o minaccia e violazioni di brevetti marchi o segni distintivi.

I contratti e le comunicazioni ai clienti devono essere completi, chiari e semplici, conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette; veritieri circa i servizi offerti e tutte le informazioni dichiarate.

Non sono ammessi regali e omaggi di entità tale da poter essere considerati sproporzionati rispetto a normali politiche commerciali e di cortesia.

E’ vietata la dazione o promessa di danaro o altra utilità o accordo illecito verso amministratori, direttori generali, dirigenti preposti, sindaci, liquidatori delle aziende clienti per richiedere loro il compimento di atti od l’omissione di atti inerenti il loro ufficio, causando danno al proprio ente e vantaggio per Atlantyca SpA.

 

3.3.Relazioni con i fornitori

I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo con pari opportunità per ogni fornitore, nel rispetto della legge.

La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibile forme di dipendenza ed assicurando una concorrenza adeguata.

Il richiamo a condotte etiche rappresenta presupposto necessario per l’instaurazione e il mantenimento del rapporto di fornitura; nell’ipotesi che il fornitore, nello svolgimento della propria attività, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del presente Codice e le regole previste dal modello di organizzazione e gestione, Atlantyca SpA è legittimata a prendere provvedimenti fino all’interruzione del rapporto.

Nei rapporti con i fornitori non è ammessa l’accettazione, per sé e per i propri familiari, di donazioni in denaro o in natura, o altri favori da parte di soggetti che sono o che vogliono entrare in rapporti di affari, qualora tali omaggi non siano di modico valore od utilità e non siano ascrivibili a normali e corretti rapporti di cortesia. Qualsiasi dipendente che riceva offerte di diversa entità deve immediatamente sospendere i rapporti con il fornitore ed informare il proprio responsabile o l’Organismo di Vigilanza.

E’ vietata la dazione o promessa di danaro o altra utilità o accordo illecito verso amministratori, direttori generali, dirigenti preposti, sindaci, liquidatori delle aziende fornitrici per richiedere loro il compimento di atti od l’omissione di atti inerenti il loro ufficio causando danno al proprio ente e vantaggio per Atlantyca SpA.

 

3.4.Relazioni con i dipendenti

La Società  si impegna a garantire la tutela della dignità e dell’integrità nel rispetto dei principi di pari opportunità, con speciale riguardo ai soggetti svantaggiati; impedisce qualsiasi forma di discriminazione attuando politiche di valorizzazione e sviluppo; le valutazioni per eventuali avanzamenti di carriera sono effettuate in base a valutazioni delle competenze e capacità; gli eventuali premi di risultato sono assegnati secondo regole definite.

Nell’ambito della selezione – condotta nel rispetto delle pari opportunità e senza discriminazione alcuna – Atlantyca SpA opera affinché le risorse acquisite corrispondano ai profili effettivamente necessari alle esigenze aziendali, evitando qualsiasi forma di favoritismo, clientelismo o nepotismo ed ispirando la propria scelta esclusivamente a criteri di professionalità e competenza.

La Società attribuisce alla formazione valore primario e qualificante e dedica risorse e strumenti adeguati al raggiungimento degli obiettivi definiti con particolare attenzione alle prescrizioni di legge.

Tutti i destinatari devono obbligatoriamente partecipare alle iniziative informative o formative programmate.

 

3.5.Relazioni con i soci e organi di controllo

L’assemblea dei soci è il momento privilegiato per l’instaurazione di un dialogo tra soci e Consiglio di Amministrazione.

La società si impegna a garantire l’ordinato e funzionale svolgimento delle assemblee, nel rispetto del fondamentale diritto di ciascun socio di richiedere chiarimenti sui diversi argomenti in discussione, di esprimere la propria opinione e di formulare proposte.

Lo svolgimento delle attività di controllo e/o revisione attribuito a soci, altri organi sociali o società di revisione deve essere favorito con la messa a disposizione di tutte le informazioni o documenti richiesti.

 

3.6.Relazioni il territorio

Atlantyca SpA non effettua operazioni di finanziamento diretto e indiretto a partiti politici, sponsorizzazioni di alcun genere con finalità di propaganda politica.

Quando lo ritenga opportuno, Atlantyca potrà sostenere programmi di enti pubblici o privati intesi a realizzare utilità e benefici per la collettività, nonché le attività di fondazioni e associazioni, sempre nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del Codice. Puo’ promuovere e sostenere, anche mediante sponsorizzazioni, iniziative sociali e culturali coerenti con la propria missione e visione aziendale e i propri indirizzi strategici.

Puo’ concedere donazioni e liberalità. In ogni caso, si attiene a una specifica procedura che prevede l’approvazione dell’amministratore delegato o altra figura dirigenziale dallo stesso delegata.