Atlantyca Entertainment S.p.A. (di seguito Atlantyca), oltre a rispettare nello svolgimento della propria attività le leggi e i regolamenti vigenti, intende osservare elevati standard etici nella conduzione quotidiana del proprio lavoro: tali standard, ed i loro principi ispiratori, sono raccolti nel presente codice etico (di seguito, codice).
Il codice è uno strumento integrativo delle norme di comportamento dettate dai legislatori nazionali. In forza di questa decisione Atlantyca richiede che tutte le decisioni aziendali e i comportamenti del proprio personale siano basate su regole etiche, anche nei casi in cui esse non dovessero essere codificate dalla legge. Con il termine “Personale” si intende l’insieme delle persone che lavorano in Atlantyca: dipendenti, amministratori e tutti coloro che operano per o con Atlantyca (di seguito anche “Collaboratori”).
Il codice sarà altresì portato a conoscenza di terzi che ricevono incarichi dalla Società o abbiano con essa rapporti durevoli quali consulenti esterni, fornitori, clienti ed altri soggetti. Soggetti che, nel loro insieme, congiuntamente al Personale ed ai Collaboratori si definiscono anche “Destinatari”.
La Società è composta da quattro divisioni operative: Animation; Consumer Product; Publishing e Foreign Rights.
Ogni persona che lavora in Atlantyca è tenuta ad agire attenendosi alle prescrizioni contenute nel presente codice etico. Particolare attenzione è richiesta ai responsabili delle Divisioni, nonché ai componenti dell’Organismo di Vigilanza, che hanno il compito di vigilare sul funzionamento del Codice e di curarne l’aggiornamento. Tali soggetti sono chiamati a garantire che i principi adottati siano costantemente applicati e devono mantenere un comportamento che sia di esempio ai dipendenti e ai Collaboratori.
A tutti i Destinatari sarà richiesto di attenersi alle disposizioni e principi ispiratori del presente Codice Etico.
Al riguardo si fa presente che l’Organizzazione interna di Atlantyca dispone di un Dipartimento Legale funzionale, inter alia, al monitoraggio del corretto adempimento di tutte le normative nazionali in materia di Proprietà Intellettuale, in materia di Salute e Sicurezza sul lavoro, e in materia di Sicurezza dei Trattamenti dei Dati (Privacy).
Il Codice, che sarà sempre consultabile sul sito internet di Atlantyca nella versione aggiornata, costituisce per tutti i Destinatari obbligazione contrattuale considerata essenziale e vincolante.
Atlantyca considera fondamentali i principi di seguito elencati, che ispirano e fanno parte integrante del Codice Etico:
Rispetto di leggi e regolamenti
Atlantyca considera il rispetto della legge uno strumento fondamentale per il raggiungimento dei propri obiettivi e per assicurare valore aggiunto all’attività, e, pertanto, la Società non inizierà, né proseguirà alcun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio.
Integrità di comportamento
Atlantyca si ispira ai principi della Responsabilità sociale a tutela di tutti i Destinatari e per questo assicura il massimo sforzo per il rispetto di tali principi nella cessione dei propri diritti di proprietà intellettuale e trasparenza dei propri comportamenti sul mercato.
Tutela del lavoro minorile
Atlantyca condanna il lavoro minorile e lo viieta nei propri rapporti di lavoro.
Non discriminazione
Atlantyca ripudia ogni discriminazione basata sul sesso, sulla razza, sulla lingua, sulle condizioni personali e sociali, sul credo religioso e politico.
Valorizzazione delle risorse umane
Atlantyca ritiene che le risorse umane rappresentino il proprio capitale principale, e per tale ragione investe nella formazione del personale e garantisce un ambiente di lavoro salubre e sicuro, tale da agevolare l’assolvimento delle mansioni affidate e da valorizzare le attitudini professionali di ciascuno, assicurando altresì il coinvolgimento e la responsabilizzazione delle persone, con riguardo agli specifici obiettivi da raggiungere ed alle modalità per perseguirli.
Trattamento e Protezione dei dati
Atlantyca raccoglie e tratta dati personali di clienti, collaboratori, dipendenti e di altri soggetti, persone sia fisiche, che giuridiche, nel pieno rispetto delle vigenti disposizioni sul trattamento dati dettate T.U. della Privacy, D.lgs 196/2003.
Il Personale ed i Collaboratori di Atlantyca che si trovino a trattare dati, sensibili e non, devono procedere sempre nel rispetto della suddetta normativa e delle istruzioni operative impartite in proposito da Atlantyca stessa, assicurando la puntuale ed efficace comunicazione agli organismi preposti. Il Personale ed i Collaboratori assicurano la massima riservatezza relativamente a notizie ed informazioni costituenti il patrimonio della Società o inerenti all’attività di Atlantyca. Inoltre, i Destinatari sono tenuti a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della loro attività.
A questo fine Atlantyca:
Lealtà, Onestà, Correttezza
Il Personale ed i Collaboratori che operano per Atlantyca, nell’ambito della propria attività lavorativa, sono tenuti a conoscere e rispettare con diligenza il Modello Organizzativo e le leggi vigenti ed assicura piena trasparenza dei suoi atti e comportamenti. In nessun caso il perseguimento dell’interesse di Atlantyca può giustificare una condotta non rispondente a questi principi.
Il Personale ed i Collaboratori non utilizzano a fini personali informazioni, beni ed attrezzature, di cui dispone nello svolgimento della funzione o dell’incarico assegnato, e non accettano, né assumono iniziative che possano recare pregiudizio a Atlantyca o indebiti vantaggi per sé, per Atlantyca o per terzi; ciascuna persona respinge, e non effettua, promesse di indebite offerte di denaro o di altri benefici.
Risoluzione dei conflitti di interesse
Il Personale ed i Collaboratori perseguono, nello svolgimento dell’attività lavorativa, gli obiettivi e gli interessi generali di Atlantyca.
Il Personale ed i Collaboratori informano senza ritardo i propri superiori o i responsabili delle Divisioni delle situazioni o attività nelle quali vi potrebbe essere un interesse in conflitto con quello di Atlantyca, da parte del Personale e/o Collaboratori medesimi o dei prossimi congiunti, ed in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza.
2.1 Relazioni con il personale
La valorizzazione delle risorse umane è tra gli obiettivi primari di Atlantyca. All’atto della selezione per l’assunzione sono quindi adottate opportune misure per evitare favoritismi ed agevolazioni di ogni sorta valorizzando attitudini e capacità dei candidati per la piena rispondenza al profilo da assumere.
Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.
Alla costituzione del rapporto di lavoro vengono fornite dettagliate informazioni in merito a:
Formazione del personale
Atlantyca attribuisce a questo aspetto valore primario e qualificante per la propria attività, e dedica risorse, strumenti adeguati e tempo al raggiungimento degli obiettivi professionali.
La formazione è assegnata a gruppi o a singole persone, sulla base di specifiche esigenze di sviluppo di competenze e specializzazioni. Il piano di formazione assicura che ogni persona riceva una formazione adeguata sia all’atto dell’assunzione che in ogni ulteriore passaggio professionale.
La formazione istituzionale e professionale è gestita da Atlantyca con modalità permanente.
Coinvolgimento e partecipazione delle persone
E’ assicurato il coinvolgimento del personale nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e scambio di informazioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi della Società.
Le persone sono invitate a partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione ed indipendenza di giudizio.
L’ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze della Società, consente ai responsabili di formulare le decisioni finali; il personale è tenuto, comunque, sempre concorrere all’attuazione delle attività stabilite.
Sicurezza e salute
Atlantyca si impegna ad offrire un ambiente di lavoro in grado di proteggere la salute e la sicurezza del proprio personale, considerando tale obbligo un investimento produttivo ed un fattore di crescita e di valore aggiunto.
Atlantyca si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza in chiave di prevenzione, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte del personale e dei Collaboratori, cui viene assicurata adeguata informazione e formazione a garanzia del pieno e puntuale rispetto delle norme e procedure interne, a cui è chiesto di segnalare tempestivamente le eventuali carenze o il mancato rispetto delle norme applicabili.
2.2. Doveri del Personale e dei Collaboratori
Il Personale ed i Collaboratori accettano e condividono i principi enunciati in questo Codice Etico e si impegnano ad attuare quanto previsto dalle politiche aziendali, in tema di sicurezza del lavoro, dei trattamenti dei dati e del contrasto ai reati previsti dal D.Lgs. 231/01 applicabili all’attività di Atlantyca.
Riservatezza delle informazioni aziendali
Le informazioni e il patrimonio aziendale deve essere tutelato con la massima diligenza. Ogni informazione strategica, anche relativa alla clientela che Atlantyca acquisirà o creerà nel corso della propria attività, sarà considerata informazione riservata ed oggetto di adeguata attenzione.
Incompatibilità
Tutto il Personale ed i Collaboratori di Atlantyca sono tenuti ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari, di cui siano venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. Sono espressamente vietate le situazioni che possono generare un conflitto di interessi individuabile a titolo esemplificativo nelle seguenti situazioni:
Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, la persona è tenuta a darne comunicazione ed è tenuta, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori dell’ambito lavorativo, nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con Atlantyca.
Utilizzo dei beni aziendali
Ogni persona è tenuta ad operare con diligenza per tutelare i beni della Società, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego. In particolare, ogni persona deve:
2.3. Relazioni con i Destinatari
Rapporti con i clienti
Comunicazioni ai clienti
Atlantyca cura le comunicazioni ai clienti Destinatari, garantendo correttezza e trasparenza. Pertanto le comunicazioni di Atlantyca, le informazioni offerte devono essere:
Stile di comportamento del personale verso i clienti
Lo stile di comportamento del Personale e dei Collaboratori di Atlantyca, nei confronti della clientela, è improntato alla disponibilità, al rispetto ed alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
Rapporti con i fornitori
Scelta e gestione del fornitore
I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per Atlantyca ed alla concessione delle pari opportunità ai fornitori, a condizione che assicurino il rispetto dei principi ispiratori del presente Codice Etico. Il rapporto qualità/prezzo del bene o servizio, e le garanzie di assistenza e di tempestività sono i criteri di scelta determinanti nella scelta del fornitore stesso.
Atlantyca si impegna a predisporre tutte le procedure e le azioni necessarie a garantire la massima efficienza e trasparenza del processo di acquisto selezione dei fornitori, al fine di non precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi.
Le relazioni con i fornitori, ivi incluse quelle che concernono i contratti finanziari e di consulenza, sono oggetto di un costante monitoraggio da parte di Atlantyca.
Nella prospettiva di conformare l’attività di approvvigionamento in conformità ai principi etici adottati, Atlantyca si impegna a rispettare requisiti afferenti all’etica sociale.
Trasparenza contabile e gestionale
Atlantyca garantisce la massima trasparenza dei processi di gestione delle attività, tra cui anche la completezza dell’informazione contabile, redatta in modo chiaro, completo, esaustivo e tenuta a disposizione per eventuali verifiche. La documentazione di supporto deve specificare i criteri adottati nelle valutazioni degli elementi economici.
Il dialogo tra i Soci e gli organi sociali (Consiglio di Amministrazione) di Atlantyca è assicurato da una comunicazione efficace e tempestiva, sufficientemente esaustiva da permettere all’Assemblea dei Soci di assumere le decisioni in modo informato.
E’ assicurata la regolare partecipazione della totalità dei Soci e degli organi sociali (membri del Consiglio di Amministrazione) ai lavori assembleari.
Tutela del patrimonio sociale
La gestione di Atlantyca nel rispetto delle leggi vigenti, dello statuto e del codice, è indirizzata ad accrescere e rafforzare il patrimonio sociale, a tutela di Atlantyca stessa e di tutti i Destinatari. La corretta applicazione del presente Codice Etico e delle corrispondenti norme gestionali di interesse dell’attività risponde a questa stessa esigenza, per creare valore aggiunto ad Atlantyca ed eliminare fattori di deprezzamento dell’attività e rischi non gestiti.
2.4. Rapporti con le Pubbliche Amministrazioni
Con il termine Pubblica Amministrazione si intende qualsiasi persona, soggetto, interlocutore qualificabile come pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, che operi per conto della Pubblica Amministrazione, centrale o periferica, o di autorità pubbliche di vigilanza, autorità indipendenti, istituzioni comunitarie, nonché di partners privati concessionari di un pubblico servizio.
Principi ispiratori
I rapporti con la Pubblica Amministrazione vengono tenuti da Atlantyca in funzione degli obblighi di legge ed amministrativi, per necessità esplicite con finalità dichiarate, da gestire con la massima trasparenza ed eticità di comportamento in modo da non compromettere l’integrità di entrambe le parti.
A questo fine il Personale ed i Collaboratori devono astenersi da qualsiasi comportamento che possa ledere l’imparzialità e l’autonomia di giudizio della Pubblica Amministrazione. Il rispetto delle procedure adottate ai sensi del T.U. sul Trattamento dei Dati costituisce un obbligo dell’Organizzazione aziendale, per cui nello svolgere operazioni e nell’intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione, le persone devono garantire la massima trasparenza e tracciabilità delle informazioni rilevanti.
Particolari cautele devono essere osservate nelle operazione relative a procedure di gara, contratti, autorizzazioni, concessioni, licenze, richieste di finanziamenti di provenienza pubblica (statale o comunitaria).
Regali, omaggi e benefici
Nessuna persona di Atlantyca può elargire denaro, oppure offrire vantaggi economici o altre tipologie di benefici a soggetti della Pubblica Amministrazione, allo scopo di ottenere incarichi o altri vantaggi, personali o per Atlantyca.
Qualora una persona di Atlantyca riceva da parte di un componente della Pubblica Amministrazione, richieste esplicite o implicite di benefici ne informa immediatamente il proprio superiore gerarchico o il soggetto cui sia tenuto a riferire, per l’adozione delle opportune iniziative.
2.5 Rapporti con la collettività e diffusione delle informazioni
Comunicazione all’esterno
La comunicazione di Atlantyca verso i suoi Destinatari è improntata al rispetto del diritto all’informazione, nella puntuale applicazione delle procedure e disposti del T.U. sul Trattamento dei Dati, come applicato da Atlantyca; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.
E’ vietata ogni forma di pressione o di acquisizione di atteggiamenti di favore da parte dei mezzi di comunicazione.
Per garantire completezza e coerenza delle informazioni, i rapporti di Atlantyca con i mass-media sono riservati esclusivamente alle funzioni preposte.
3.1 Diffusione e comunicazione
Atlantyca si impegna a diffondere il codice etico, utilizzando gli opportuni mezzi di comunicazione e gli strumenti aziendali, tra cui il sito Internet aziendale, le riunioni di informazione e la formazione del personale.
Atlantyca, anche in base alle indicazioni dell’Organismo di Vigilanza, predispone ed attua un piano di formazione permanente volto ad assicurare la conoscenza dei principi e delle norme etiche definite dal presente codice. Le iniziative di formazione sono differenziate, a seconda del ruolo e della responsabilità delle persone; per i neo assunti è previsto un apposito programma formativo, che illustra i contenuti del codice etico di cui è richiesta l’osservanza.
L’Organismo di Vigilanza ed il management sono a disposizione per ogni delucidazione e chiarimento, in merito al codice etico.
E’ responsabilità di ciascuno, in particolare del management, includere i contenuti del codice nei programmi di formazione e farne riferimento in tutte le procedure, politiche e linee guida della Società.
3.2 Vigilanza in materia di attuazione del codice etico
Il compito di verificare l’attuazione e l’applicazione del codice etico ricade su:
Competono all’Organismo di Vigilanza i seguenti compiti:
3.3 Segnalazione di problemi o sospette violazioni
Chiunque venga a conoscenza, o sia ragionevolmente convinto dell’esistenza di una violazione del presente codice, di una determinata legge o delle procedure aziendali, ha il dovere di informare immediatamente l’Organismo di Vigilanza e/o il proprio responsabile.
La segnalazione deve avvenire attraverso comunicazione via mail all’indirizzo comunicato dalla Direzione: Atlantyca pone in essere i necessari accorgimenti, che tutelino i segnalatori da qualsiasi tipo di ritorsione, intesa come atto che possa dare adito a forme di discriminazione o penalizzazione (per esempio, interruzione dei rapporti con partners, fornitori, consulenti, eccetera; negazione di promozioni ai dipendenti). E’ a tale fine assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.
3.4 Provvedimenti disciplinari conseguenti alle violazioni
Le disposizioni del presente codice sono parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dal Personale, nonché da tutti i Destinatari aventi relazioni con Atlantyca. La violazione dei principi e dei comportamenti indicati nel codice etico compromette il rapporto fiduciario tra Atlantyca e gli autori della violazione, siano essi amministratori, dipendenti, consulenti, collaboratori, clienti o fornitori.
Le violazioni saranno perseguite da Atlantyca, nei seguenti termini:
E’ fatto inoltre salvo l’eventuale risarcimento dei danni, di cui Atlantyca dovesse soffrire per effetto della violazione, da parte dei soggetti di cui sopra, delle prescrizioni contenute nel codice etico.
3.5 Procedure operative e protocolli decisionali
Allo scopo di prevenire violazioni delle normative vigenti, nonché del Codice Etico, Atlantyca prevede l’adozione di procedure specifiche, da parte di tutti coloro che intervengono nel processo operativo, finalizzate all’identificazione dei soggetti responsabili dei processi di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni: è necessario che le singole attività siano svolte nelle varie fasi da soggetti diversi, le cui competenze siano chiaramente definite e conosciute nell’ambito dell’organizzazione, in modo da evitare che siano attribuiti poteri illimitati o eccessivi a singoli soggetti.
Tutte le azioni e le operazioni di Atlantyca devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento delle operazioni.
Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al fine di potere procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.
Il presente codice etico è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione di Atlantyca in data 29 marzo 2012.